Solução de videoconferência: como ela pode ajudar a otimizar a produtividade na sua empresa?

Como os recursos de uma boa solução de videoconferência se traduzem em benefícios para sua organização? É o que discutiremos no artigo de hoje. Não perca!

No século 21, a videoconferência é uma ferramenta essencial para o mundo dos negócios. Isso será especialmente verdade no “novo normal”, com o aumento da adoção do trabalho remoto. Com funcionários dispersos geograficamente, empresas de todos os setores precisam investir em ferramentas que facilitem a comunicação e a colaboração entre eles.

Uma dessas ferramentas é a solução de videoconferência. Mais do que permitir a realização de reuniões a solução de videoconferência oferece às empresas o poder de conectar pessoas, compartilhar informações, colaborar em equipe e manter times globais virtualmente conectados.

Mas como esses recursos se traduzem em benefícios para sua organização? É o que discutiremos no artigo de hoje. Acompanhe!

Trabalho remoto: a solução para a continuidade dos negócios

A introdução da nuvem e de ferramentas de videoconferência tornou possível algo que, há dez anos, seria inimaginável: a continuidade dos negócios através do trabalho remoto. Ao longo dos últimos anos, diversas pesquisas comprovaram os benefícios da adoção do home office pelas empresas.

Por um lado, funcionários mais felizes — uma vez que podem balancear melhor a vida profissional com a pessoal e economizar tempo no seu dia a dia — e mais produtivos, já que em casa podem se concentrar melhor e reduzir o número de distrações presentes em um escritório.

Por outro, empresas podem economizar custos, já que não precisam manter escritórios em grandes centros, muitas vezes com aluguéis caros e contas altas de luz, água e internet.

No entanto, a mudança para o trabalho remoto não vem sem desafios. Ainda que em casa os funcionários tenham menos distrações, é preciso oferecer a eles a infraestrutura necessária para que realizem suas atividades em sintonia com o restante da empresa, agora longe geograficamente.

Além disso, o trabalho remoto tem dado oportunidade às empresas de contratar talentos que residem em cidades distantes do seu escritório. Elas também precisam analisar como otimizar encontros entre colaboradores que, muitas vezes, não residem na mesma cidade ou até no mesmo país.

A resposta para tudo isso está na solução de videoconferência.

Os problemas que a solução de videoconferência resolve

A introdução da videoconferência transformou para sempre a maneira como as organizações fazem negócios. Em vez de viagens caras e demoradas, agora é possível alcançar colegas, clientes e parceiros instantaneamente pela web. Você pode reunir pessoas do outro lado do corredor ou do mundo todo para participar de sessões de treinamento, apresentar análises de produtos ou debater novas ideias.

Este é o principal benefício nos dias de hoje, uma simples solução de videoconferência permite conectar funcionários distantes e dar continuidade ao negócio, não importa de onde eles estejam, em qualquer hora que necessitem.

No entanto, as vantagens de contar com uma solução dedicada — em vez de utilizar um serviço básico gratuito pela web — vão muito além de uma simples conexão de vídeo pela internet.

Software-as-a-Service

Soluções de videoconferência são oferecidas, atualmente, em um modelo SaaS, Software-as-a-Service.

Isso significa que a empresa fornecedora da solução mantém o software em sua infraestrutura na nuvem, garantindo segurança aos seus dados (que não serão perdidos mesmo com falhas de hardware) com suas devidas atualizações e correções oferecendo melhorias contínuas, sem que você precise realizar investimentos adicionais.

Tudo que você precisa para acessar a solução é de um navegador homologado pelo fornecedor da solução e uma conexão boa e estável com a internet. A entrega SaaS oferece a capacidade de construir uma estratégia de colaboração em escala total com o mínimo de investimento em TI, reduzindo a carga de trabalho da equipe de operações, maximizando o ROI e diminuindo o custo de propriedade.

Confiabilidade

Nos dias atuais, gigantes em soluções de software vem ampliando cada vez mais suas estruturas para um atendimento em excelência a seus usuários, no entanto, as ferramentas de vídeo chamadas se esbarram entre si numa batalha sem fim onde aqueles que conseguem um bom investimento para melhorias,  capacidade, segurança e uma alta disponibilidade em seus datacenters, uma solução de videoconferência garantirá qualidade e confiabilidade como ninguém mais. E para que um usuário tenha uma experiencia satisfatória num ambiente de SaaS, o vilão nesta história acaba sendo o tipo de conexão que o usuário possui e também o próprio congestionamento na internet, instável, isso significa que, em determinados períodos do dia, a conexão pode estar um pouco mais saturada, afetando a qualidade da conexão comprometendo qualquer solução que seja processada na nuvem, principalmente uma videoconferência onde atualmente equipamentos que possuem tecnologia de imagem em 4K ou 5K.

Quando falamos de trabalho remoto, uma conexão ruim durante uma videoconferência pode significar a interrupção dos negócios e tempo de produção perdido pela empresa.

Para evitar esses problemas, ao fazer a conexão, um conjunto de softwares integrado, à um excelente equipamento de vídeo é capaz de gerenciar e tomar decisões em tempo real, com objetivo de garantir o melhor “caminho” durante a sessão e manter uma experiência de reunião online sem interrupções, segura e confiável.

Segurança

As preocupações com a segurança da informação nunca foram tão grandes — e se tornam ainda maiores quando pensamos que todos os nossos dados passarão pela grande rede. Proteger sua sessão de vídeo chamada, portanto, é essencial para garantir que as informações confidenciais discutidas nelas não caiam nas mãos de agentes maliciosos.

A solução de videoconferência usa os mais recentes padrões e tecnologias de criptografia de dados e autenticação de usuário. Elas também oferecem políticas de segurança empresarial multinível que os administradores podem configurar e aplicar para usuários individuais, grupos ou para uma empresa inteira.

Integração

Em tempos de transformação digital, pensar na integração entre as ferramentas digitais utilizadas pela empresa é fundamental. A solução de videoconferência facilita a integração de reuniões aos processos de negócios da organização. Ou seja, é possível agendar e iniciar reuniões a partir de aplicativos padrão, como as ferramentas do Microsoft Office.

Recursos essenciais em uma solução de videoconferência

Veja abaixo os principais recursos que não podem faltar em uma solução de videoconferência de primeiro nível:

  • Compartilhamento ou exibição de conteúdo tais como: documentos, aplicativos ou até mesmo o controle da sessão do mediador ou apresentador sua área de trabalho para os participantes em tempo real;
  • Equipamentos de ponta com alta tecnologia em processamento de sinais digitais;
  • Total interatividade entre os convidados ou participantes da sessão para que eles possam trocar informações entre si, com o grupo participante ou fazer anotações dentro do próprio ambiente da sessão;
  • Alternância entre os diferentes modos de compartilhamento sem transições ou distrações;
  • Experiência multimídia para envolver o público incorporando apresentações, animações em Flash e áudio e vídeo em suas sessões;
  • Áudio e voz sobre IP (VoIP) integrados;
  • Gravação, edição e reprodução de reuniões.
  • Envio de convites para reuniões e lembretes usando uma chamada automática, mensagem de texto, e-mail ou apps de mensagens instantâneas.

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