Soluções de videoconferência para empresas: o que considerar antes de escolher a melhor?

A adição de softwares aos processos internos das empresas deve tornar o trabalho mais inteligente, além de garantir a segurança e privacidade dos colaboradores. Contudo, infelizmente, esse nem sempre é o caso. Aplicações não confiáveis podem resultar em problemas graves, especialmente, para os profissionais de TI, que precisam auxiliar usuários frustrados ou resolver questões técnicas.

Assim, no que diz respeito ao uso de softwares de videoconferência, que são cada vez mais utilizados diariamente, principalmente com as necessidades de isolamento social impostas pelo novo coronavírus, a escolha da plataforma certa deve manter os colaboradores conectados sem problemas recorrentes, garantindo a segurança e a privacidade dos dados da sua empresa, e reduzindo o número de tíquetes de suporte a serem direcionados à equipe de TI.

Para ajudar você a escolher a melhor ferramenta, explicamos abaixo, as principais brechas encontradas, recentemente, em alguns apps de videoconferência e quais são os diferenciais que devem ser considerados ao escolher a melhor solução para sua empresa. Não perca!

Conheça algumas falhas graves que podem ocorrer em softwares de videoconferência não confiáveis

Com o aumento da popularidade de videoconferências devido à pandemia da Covid-19, ao mesmo tempo, surgiram problemas de privacidade e segurança de dados, que foram evidenciados em algumas ferramentas gratuitas.

Conheça algumas das vulnerabilidades exploradas por invasores e detectadas por especialistas em segurança cibernética abaixo:

  • Falta de uma criptografia de ponta a ponta, causando vazamento de milhares de e-mails de usuários;
  • Acesso à câmera e ao microfone de usuários, bem como aos conteúdos das reuniões transmitidas por videoconferência;
  • Invasões de videoconferências com imagens impróprias, que envolvem pornografia, violência e outros assuntos polêmicos;
  • Possibilidade de uso por cibercriminosos de registro de domínios com o termo “nome do aplicativo de videoconferência” como parte dos nomes de domínio, situação que induz os usuários a baixarem executáveis ​​maliciosos;
  • compartilhamento sem permissão de informações sigilosas em redes sociais. Isto é, vazamento de informações no Facebook, independente do usuário ter ou não conta na rede social. Nesse caso específico, as informações vazadas foram associadas pelos cibercriminosos ao celular que o app estava sendo utilizado, como tamanho da tela, operadora, modelo, entre outros.

De fato, as práticas e políticas de segurança de dados incorporadas aos aplicativos e serviços usados no trabalho são extremamente importantes e podem ter consequências reais, se não forem priorizadas pelos fornecedores com os quais você faz parceria.

Além disso, empresas têm enfrentados problemas quanto à resolução e o tempo de atividades dos sistemas escolhidos, que são dois pontos essenciais para garantir a continuidade do trabalho, principalmente, em regime remoto, uma tendência que veio para ficar, mesmo no período pós-pandemia.

Nesse sentido, é fundamental contar com uma solução que ofereça recursos, que tornem o trabalho mais simples e tenha um atendimento técnico disponível para quaisquer dúvidas ou problemas.

Como escolher uma solução de videoconferência?

Como explicamos acima, a videoconferência é uma ferramenta valiosa que possibilita a colaboração interna, a comunicação e a apresentação de tarefas e projetos.

Dessa forma, a escolha de uma plataforma confiável ainda oferece o duplo benefício de capacitar os usuários a se comunicarem efetivamente com as suas equipes e clientes, além de facilitar o trabalho do departamento de TI.

Assim, um bom serviço de conferência deve funcionar sem causar estresse adicional ao usuário final ou ao departamento de TI. Para isso, é essencial considerar as dicas, a seguir, na hora de escolher sua solução de videoconferência:

1. Considere sempre segurança e privacidade

Os dados da sua empresa, inclusive informações sigilosas, trafegam em suas chamadas de videoconferência. Por esse motivo, a equipe de TI precisa estar continuamente preocupada com a segurança cibernética e a possibilidade de violações de dados que afetam as organizações, em geral.

Assim, quando uma plataforma de videoconferência toma as medidas necessárias para evitar armadilhas de segurança, a equipe de TI pode se concentrar em possíveis vulnerabilidades em outros lugares. Por isso, fique atento aos seguintes questionamentos, antes de escolher a solução para a sua corporação:

  • O que o seu provedor de videoconferência fará para garantir que suas comunicações sejam protegidas?
  • Seus fluxos de vídeo são criptografados para impedir que outras pessoas os acessem a distância?
  • Você pode ter controle total sobre quem entra em suas reuniões a qualquer momento?
  • Para fins de conformidade, quais são suas opções quando se trata de gravar reuniões e mantê-las armazenadas em algum lugar seguro, como na nuvem?

2. Lembre-se da resolução

A qualidade do vídeo que podemos obter em nossos ambientes de conferência está aumentando o tempo todo, não é mesmo?

Em outras palavras, já vimos a chegada da videoconferência em 4K e ainda novos terminais surgindo diariamente para fornecer imagens mais detalhadas para os usuários comuns. Se tudo isso não bastasse, a ascensão do 5G como um novo padrão de conectividade significa que também podemos esperar por reuniões cada vez melhores no ambiente mobile.

Dessa forma, ao procurar o provedor de videoconferência ideal para a sua empresa, verifique se a qualidade da ferramenta corresponde às suas necessidades.

Não se esqueça de considerar também a qualidade do áudio. Ou seja, só porque o vídeo está disponível em alta qualidade, não significa que a sua empresa deve abrir mão da clareza da conversa.

3. Procure por recursos que realmente agregam valor

As soluções de videoconferência líderes do mercado oferecem muito mais do que apenas uma conexão de vídeo e áudio entre dois ou mais participantes. Segundo o Quadrante Mágico do Gartner, que elegeu a Cisco pelo 12° ano consecutivo como líder em soluções de videoconferência, elas “são ferramentas de colaboração que dão suporte às interações entre os participantes para o trabalho diário em equipe, apresentações, treinamento e webinars”.

Além da excelente qualidade de imagem e áudio, vale a pena consultar seu provedor de videoconferência, sobretudo, para checar se ele pode oferecer recursos extras para aumentar a produtividade e a eficiência.

Por exemplo, você pode compartilhar documentos durante reuniões virtuais para fornecer mais contexto em uma call? Ou você precisará mudar para uma guia diferente para enviar um e-mail enquanto conversa com um colega de trabalho?

Você pode compartilhar a tela e manter o vídeo em exibição ao mesmo tempo em que está conversando com um colaborador?

Sabia que as melhores soluções de videoconferência vão além do vídeo para fornecer tudo, desde bate-papo instantâneo às ferramentas artificialmente inteligentes que podem fazer anotações para você com nada além de um comando de voz?

4. Tempo de atividade

Naturalmente, quanto mais confiável for uma plataforma de videoconferência, menor a probabilidade de que a TI seja solicitada para solucionar problemas técnicos. No entanto, possuir uma maior visibilidade do que acontece na sua solução é essencial para evitar falhas ou corrigi-las o quanto antes.

Dessa forma, mesmo as soluções mais avançadas de videoconferência não transformarão seus negócios, se você não conseguir convencer os membros da sua equipe a usá-los. Por isso, seu software precisa ser o mais acessível possível, com a oportunidade de participar de reuniões em um único clique e sem a necessidade de fazer download de software externo.

Por fim, o efeito da videoconferência nas comunicações humanas é quase comparável ao efeito do telefone há quase um século e meio.

Diante deste cenário, as tecnologias emergentes continuarão aprimorando a videoconferência baseada em nuvem à medida que a solução continua a se tornar parte integrante dos negócios na era digital.

Conheça agora a solução de videoconferência da Cisco, oferecida pela N&DC e veja porque ela foi escolhida como líder de mercado pelo Gartner por 12 anos seguidos!

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